INFORMATIE
Over de appbundel Document Handling
De bundel bevat de volgende 4 afzonderlijke apps:
- Document Creator
Pas rapportlay-outs aan, vertaal labels en breid datasets voor lay-outs eenvoudig uit, zonder te programmeren.
- Document Archive
Ga papierloos met Document Archive’s eenvoudige documentbeheer, georganiseerde opslag en controle over bijlagen. - Document Mail Queue
Batch-e-mailverwerking en eenvoudig beheer van uitgaande e-mails.
- PDF Merge
Verbeter je PDF-documenten door sjablonen of watermerken toe te passen, voorwaarden, instructies of andere inhoud toe te voegen voor mooiere PDF-documenten.
Met Document Handling kun je prachtige rapportlay-outs maken zonder te programmeren, eenvoudig bijlagen toevoegen en beheren in Business Central en deze efficiënt naar je leveranciers en klanten mailen.
Document Handling schema
Gebruikersscenario’s
Om de mogelijkheden van Document Handling te demonstreren, hebben we enkele gebruiksscenario’s voor je beschreven.
In deze scenario’s leggen we niet alle details uit over hoe je de apps kunt configureren en gebruiken, aangezien ons doel hier is om te laten zien hoe ze samen voor je werken.
Gebruiksscenario I. Stuur een handleiding van een artikel samen met een verkoopfactuur naar een klant
We beginnen met een artikel. Zoals je je kunt voorstellen, kunnen er documenten zijn die relevant zijn voor een klant die een artikel koopt, zoals een digitale handleiding voor dat artikel. Eerst moeten we dat document aan het artikel koppelen en ergens opslaan. En wanneer het artikel wordt gebruikt in een verkooporder, willen we dat het daar ook aan wordt gekoppeld, zodat wanneer de order wordt verwerkt, de digitale handleiding ook aan de orderbevestiging is gekoppeld.
Dit is waar Document Archive van pas komt. Met Document Archive kun je eenvoudig documenten en bestanden aan het artikel koppelen en opslaan in een opslaglocatie, zoals SharePoint of Azure Blob Storage. Je kun het ook zo configureren dat wanneer je het artikel gebruikt in een verkooporder, het bestand wordt gekoppeld aan de verkooporder als een van de bijlagen.
Bovendien, wanneer we de verkooporder boeken/factureren, willen we dat de klant een professioneel ogende factuur ontvangt, met ons briefpapier en alle vereiste informatie.
Hoe Document Archive & Document Mail Queue samenwerken.
Hier komen zowel PDF Merge als Document Creator in beeld.
We kunnen PDF Merge gebruiken om ons briefpapier in te stellen, zodat het wordt toegepast op de verkoopfactuur die naar de klant wordt gestuurd. En met Document Creator kunnen we heel eenvoudig de lay-out van de verkoopfactuur bewerken om alle informatie die we willen op te nemen.
Hoe Document Creator & PDF Merge samenwerken.
Ten slotte willen we dat het e-mailen van de verkoopfactuur op de achtergrond wordt verwerkt wanneer we de factuur boeken, volledig geautomatiseerd. Dit wordt uitgevoerd door Document Mail Queue. In de e-mail hebben we een kopie van de verkoopfactuur met onze lay-out en briefpapier toegepast, en alle bijlagen die relevant zijn voor de klant zijn inbegrepen.
Gebruiksscenario II. Stuur het PDF-bestand van de verkoopfacturen samen met de herinnering
Wanneer je klanten een herinnering ontvangen om hun facturen te betalen, zullen ze vaak vragen om het PDF-bestand van de verkoopfactuur opnieuw te sturen.
Dit is een vervelende taak en de extra vertraging die hiermee gepaard gaat, is niet goed voor je cashflow.
In Document Handling hebben we enkele functies toegevoegd om je te ondersteunen bij het afhandelen van dit scenario.
Document Archive ondersteunt de overdracht van bijlagen van geboekte verkoopfacturen naar herinneringen.
Dit kan bijzonder handig zijn in combinatie met de PDF Archive-functie van Document Archive en Document Mail Queue.
Hoe gebruikt je deze functies samen?
1. Bestanden overdragen naar en van PDF Archive
Hiervoor moet je eerst de PDF Archive-functie inschakelen voor geboekte verkoopfacturen om de PDF-bestanden te archiveren en bij de geboekte verkoopfacturen onder de PDF Archive-bestandscategorie te voegen.
Stel vervolgens in dat de bestanden uit deze categorie worden overgedragen van geboekte verkoopfacturen naar herinneringen.
Stel de Document Archive Transfer File Settings in.
Het PDF-bestand wordt overgezet van de factuur naar de herinnering.
2. Stuur alle bestanden als bijlagen met Document Mail Queue
Stel vervolgens de Document Archive-categorie in om te worden gebruikt als bijlage bij het e-mailen.
Wanneer je de herinnering vanuit Document Mail Queue mailt, worden de PDF-bestanden van de verkoopfacturen automatisch aan de e-mail toegevoegd.
De herinnering wordt meegestuurd met het PDF-bestand van de factuur.
Dit helpt je klanten om hun openstaande bedragen op tijd te betalen door hen alle informatie die ze nodig hebben van tevoren te sturen zonder extra inspanning van je kant.
